Bạn đã có offer từ một công ty Nhật. Hoặc bạn sắp tốt nghiệp đại học ở Nhật và công ty muốn giữ bạn ở lại làm tiếp. Dù là trường hợp nào thì cũng sẽ tới lúc ai đó nói một câu kiểu “visa bên công ty lo” - rồi sau đó bạn mất thêm ba tuần chỉ để hiểu câu đó trên thực tế bao gồm những gì.
Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn săn offer, đọc Cách tìm việc kỹ sư ở Nhật với tư cách người nước ngoài trước.
Dưới đây là bản giải thích dễ theo dõi về cách quy trình này chạy trong năm 2026.
Loại visa bạn đang xin
Về mặt pháp lý, Nhật gộp Engineer / Specialist in Humanities / International Services thành một tư cách lưu trú duy nhất, dù ngoài đời mọi người hay nói như thể nó là ba nhóm tách riêng.
Nói gọn theo cách dễ hình dung thì tư cách lưu trú này bao trùm các nhóm sau:
| Bucket | Typical work | What to check |
|---|---|---|
| Engineer | Kỹ sư phần mềm, kỹ sư hệ thống, làm data, và các công việc kỹ thuật dựa trên khoa học tự nhiên | Bằng cấp, kinh nghiệm, hoặc chứng chỉ được công nhận của bạn cần ăn khớp với vị trí |
| Specialist in Humanities | Luật, kinh tế, xã hội học, marketing, tài chính, hoặc các công việc chuyên môn thuộc khối khoa học xã hội | Nội dung công việc phải khớp với lĩnh vực chuyên môn mà hồ sơ đang khai |
| International Services | Biên phiên dịch, công việc thiên về ngôn ngữ, hoặc một số vị trí sáng tạo và sales hướng ra nước ngoài | Công việc thường dựa vào hiểu biết văn hóa nước ngoài hoặc năng lực ngôn ngữ |
Với kỹ sư phần mềm thì phần liên quan gần như lúc nào cũng là nhánh Engineer trong tư cách lưu trú gộp này. Tiêu chí thực tế thường xoay quanh mấy điểm sau:
- Học vấn, kinh nghiệm làm việc, hoặc chứng chỉ được công nhận của bạn phù hợp với vị trí
- Công việc bạn thực sự làm khớp với nhóm tư cách lưu trú mà hồ sơ đang dùng
- Công ty có hợp đồng lao động hợp lệ với bạn, với mức lương bằng hoặc cao hơn người Nhật làm công việc tương đương
Với nhiều kỹ sư, đường đi quen thuộc nhất để đủ điều kiện là:
- Có bằng đại học trong một ngành kỹ thuật liên quan, hoặc
- Có từ mười năm kinh nghiệm làm việc liên quan trở lên
Nhưng đó không phải con đường duy nhất. ISA vẫn công nhận một số lộ trình qua trường nghề ở Nhật, và với một số ứng viên IT thì còn có đường đi dựa trên các kỳ thi hoặc chứng chỉ IT được chỉ định. Nếu bạn không có bằng đại học, bài Có thể xin visa làm việc ở Nhật nếu không có bằng đại học không? giải thích kỹ phần kinh nghiệm và quy định về chứng chỉ IT áp dụng trong trường hợp đó.
Có một chỗ rất hay bị lẫn: đây không phải visa Highly Skilled Professional (HSP). HSP là một tư cách lưu trú riêng, tính theo điểm, và có lợi thế về đường lên vĩnh trú nhanh hơn. Nếu bạn đang muốn xem mình có đủ HSP không, đọc Visa kỹ sư và HSP: loại nào thực sự giúp được nhiều hơn. Nhưng với đa số kỹ sư, ESI mới là tư cách lưu trú đầu tiên họ dùng khi sang Nhật, và bài này cũng chỉ nói về ESI.
Visa này cũng mặc định là có một công ty ở Nhật đứng ra bảo lãnh cho bạn. Nếu bạn định sống ở Nhật nhưng làm remote cho công ty ở ngoài Nhật thì visa kỹ sư không khớp. Trường hợp đó xem Visa digital nomad của Nhật có đáng không? để nắm route làm việc từ xa 6 tháng cùng yêu cầu về thu nhập và bảo hiểm.
Nếu bạn vẫn chưa chắc tình huống của mình khớp tới đâu, thử check nhanh dưới đây. Nó map câu trả lời của bạn vào đúng các tiêu chí ở trên và chỉ ra rõ chỗ nào cần chốt lại với HR.
Trả lời bốn câu hỏi để xem tình huống của bạn khớp với tư cách lưu trú Engineer / Specialist in Humanities / International Services (ESI) đến đâu — và cần xác nhận gì với HR trước khi nộp hồ sơ.
Nhận các bước tiếp theo — và cập nhật khi quy định visa Nhật thay đổi — qua email
Hướng dẫn thực tế về visa, sự nghiệp và tiền bạc cho kỹ sư ở Nhật. Không spam, hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
Quy trình 2 bước mà nhiều người không lường trước
Xin visa làm việc ở Nhật không phải việc một mình bạn xử lý là xong. Công ty và bạn sẽ nộp hai bộ khác nhau, cho hai cơ quan khác nhau, theo đúng thứ tự.
Bước 1 - Công ty nộp Certificate of Eligibility (COE)
Trước khi bạn có thể nộp hồ sơ xin visa ở lãnh sự quán Nhật, công ty cần xin trước Certificate of Eligibility (在留資格認定証明書, zairyū shikaku nintei shōmeisho) từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Đây mới là vòng xét duyệt chính: ISA sẽ xác nhận công việc mà công ty đề nghị cho bạn có thực sự phù hợp với nhóm ESI hay không.
Công ty nộp hồ sơ này tại văn phòng ISA phụ trách khu vực nơi công ty đặt trụ sở. Thời gian xử lý thường rơi vào khoảng 1 đến 3 tháng, nhưng còn lệ thuộc mùa cao điểm và từng khu vực. Việc bạn ra lãnh sự quán sớm hơn cũng không đẩy nhanh được bước này.
Bước 2 - Bạn nộp hồ sơ xin visa tại lãnh sự quán Nhật
Khi COE đã được cấp, công ty sẽ gửi lại cho bạn bản gốc hoặc trong một số trường hợp là bản điện tử. Sau đó bạn mang bộ này tới đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật ở nước mình để xin visa dán vào hộ chiếu. Bước này thường khá nhanh, nhiều trường hợp chỉ mất 5 ngày làm việc hoặc ít hơn, vì phần xét nội dung nặng nhất đã nằm ở Bước 1.
| Stage | Who does it | Where | Typical time |
|---|---|---|---|
| Certificate of Eligibility | Công ty của bạn | Văn phòng ISA khu vực tại Nhật | 1-3 tháng |
| Visa application | Bạn | Lãnh sự quán Nhật tại nước của bạn | Khoảng 5 ngày làm việc |
| Entry + residence card | Bạn | Tại cửa khẩu nhập cảnh / sau khi đăng ký địa chỉ | Trong ngày ở các sân bay lớn có cấp thẻ; nếu không thì nhận sau qua bưu điện |
Cứ tính tương đối là 3 tháng từ lúc nhận offer tới lúc có thể đáp xuống Nhật. Thực tế nhiều hồ sơ đi nhanh hơn, nhưng mình sẽ không đặt vé một chiều trước khi COE ra.
Category của công ty ảnh hưởng trực tiếp tới hồ sơ của bạn
Phía xuất nhập cảnh Nhật phân loại doanh nghiệp theo lịch sử nộp hồ sơ visa trước đó. Chuyện này ảnh hưởng thẳng tới cách bộ COE của bạn được xử lý.
| Employer category | Typical employer profile | What it changes for you |
|---|---|---|
| Category 1 | Công ty niêm yết, cơ quan nhà nước và tổ chức công, một số tổ chức vì lợi ích công, và một số công ty đổi mới sáng tạo được công nhận chính thức | Thường là nhóm có gánh nặng giấy tờ nhẹ nhất |
| Category 2 | Tổ chức đáp ứng tiêu chí của ISA về quy mô thuế khấu trừ hoặc điều kiện nộp online được phê duyệt | Vẫn là nhóm tương đối ổn định, nhưng không giống hẳn Category 1 |
| Category 3 | Doanh nghiệp đã nộp bộ chứng từ tổng hợp thuế khấu trừ của năm trước nhưng không thuộc Category 1 hoặc 2 | Rất hay gặp ở công ty bình thường; cứ chuẩn bị tinh thần cho bộ kiểm tra giấy tờ tiêu chuẩn |
| Category 4 | Doanh nghiệp nằm ngoài các nhóm trên, thường là công ty nhỏ hơn, mới hơn, hoặc lần đầu bảo lãnh | Nên cộng thêm thời gian đệm và chờ sẵn việc phải giải trình kỹ hơn |
Nếu bạn vào một startup còn sớm, hồ sơ theo Category 3 hoặc 4 là chuyện khá bình thường. Không phải tín hiệu xấu. Nó chỉ có nghĩa là công ty nên bắt đầu nộp COE sớm, còn bạn thì nên tính timeline thoáng tay hơn.
Quy định chứng minh năng lực ngôn ngữ từ ngày 15 tháng 4 năm 2026: bạn có dính yêu cầu N2 không?
Từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, ISA bắt đầu yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh năng lực ngôn ngữ với một số hồ sơ Engineer / Specialist in Humanities / International Services. Đây không phải quy định bắt buộc N2 cho toàn bộ kỹ sư. Phạm vi áp dụng hẹp hơn rất nhiều so với cách nhiều bài tóm tắt đang viết. Hồ sơ của bạn có bị chạm vào quy định này hay không sẽ phụ thuộc vào ba chuyện: category công ty, bản chất công việc bạn làm, và ngôn ngữ bạn dùng để làm việc. Cứ đi lần lượt từng bước là ra.
Bước 1: Công ty của bạn đang nộp theo category nào?
- Category 1 hoặc 2 - bạn được miễn. Về nguyên tắc sẽ không cần nộp thêm giấy tờ ngôn ngữ vì quy định này (ISA vẫn có thể hỏi thêm tài liệu theo từng hồ sơ, nhưng bản thân quy định này không tạo thêm yêu cầu mới cho bạn).
- Category 3 hoặc 4 - sang Bước 2.
Bước 2: Công việc thực tế của bạn có phải “language-based interpersonal work” không?
Quy định này nhắm vào những người sẽ chủ yếu làm công việc giao tiếp giữa người với người dựa trên năng lực ngôn ngữ. Ví dụ ngay phía ISA đưa ra là biên phiên dịch và lễ tân khách sạn. Một vị trí backend, hạ tầng, hay data engineering điển hình, nơi phần lõi là việc kỹ thuật chứ không phải giao tiếp bằng ngôn ngữ, thường không phải đối tượng họ đang nhắm tới. Nếu hồ sơ của bạn là kiểu đó thì kể cả công ty thuộc Category 3 hoặc 4, tài liệu này thường cũng không cần.
Nếu vai trò của bạn có phần consulting gặp khách hàng, sales engineering, technical account management, hỗ trợ song ngữ, phiên dịch, hoặc training, sang Bước 3.
Bước 3: Cần chứng minh bằng gì?
Chuẩn họ dùng là năng lực tương đương CEFR B2 trong đúng ngôn ngữ công việc thực tế sử dụng.
- Nếu ngôn ngữ làm việc của vị trí là tiếng Anh: bạn cần chứng minh tiếng Anh ở mức tương đương B2, không phải nộp chứng chỉ tiếng Nhật. ISA hiện vẫn chưa công bố một danh sách cụ thể các bài test tiếng Anh hay mức điểm được chấp nhận.
- Nếu ngôn ngữ làm việc của vị trí là tiếng Nhật, bạn có thể chứng minh bằng:
- JLPT N2 trở lên, hoặc
- BJT (Business Japanese Proficiency Test) từ 400 điểm trở lên, hoặc
- được xem là tương đương mà không cần điểm thi, nếu bạn: tốt nghiệp đại học ở Nhật; hoàn thành chương trình trường nghề/chuyên môn ở Nhật được công nhận; học hết giáo dục bắt buộc cộng trung học phổ thông tại Nhật; hoặc đã cư trú liên tục ở Nhật từ 20 năm trở lên với tư cách cư trú trung và dài hạn. Chỉ tốt nghiệp trường tiếng Nhật thì không được tính vào diện tương đương này.
Phần quy định này mình đối chiếu theo trang chính thức của ISA về Engineer/Specialist in Humanities/International Services vào ngày 3 tháng 7 năm 2026.
Nhận bản tin giải thích dễ hiểu mỗi khi quy định visa Nhật thay đổi
Hướng dẫn thực tế về sự nghiệp, visa và tài chính ở Nhật — không spam, hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
Bạn sẽ cần chuẩn bị những gì
Phía HR của công ty thường sẽ lo phần nộp COE và nói rõ họ cần bạn gửi gì. Với một bộ hồ sơ điển hình, bạn có thể sẽ phải chuẩn bị:
- Bản sao hộ chiếu (nên còn hạn sau ngày dự định nhập cảnh, lý tưởng là còn ít nhất một năm)
- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm, kèm bản dịch công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh nếu bản gốc là ngôn ngữ khác
- Resume hoặc CV
- Đôi khi thêm: thư xác nhận công việc hoặc giấy tờ chứng minh quá trình làm việc nếu bạn đang đủ điều kiện theo đường kinh nghiệm thay vì bằng cấp
Đến bước nộp visa ở lãnh sự quán, bộ thường gồm COE, hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh, và lệ phí do lãnh sự quán thu.
Phần phía công ty sẽ do họ xử lý: đăng ký pháp nhân, hồ sơ thuế và bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, và bản giải thích chi tiết vì sao công việc của bạn phù hợp với nhóm visa đang xin.
Nếu bạn sắp tốt nghiệp từ một trường đại học ở Nhật
Nếu bạn đã ở Nhật với visa du học và đang chuyển sang làm việc full-time, quy trình sẽ khác đi một chút, và ở vài chỗ còn gọn hơn.
Thay vì xin COE từ ngoài Nhật, bạn sẽ nộp hồ sơ change your status of residence tại văn phòng xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn đang ở. Bộ giấy tờ khá giống nhau, nhưng lần này bạn làm việc trực tiếp với ISA thay vì để công ty nộp lại từ đầu cho bạn.
Nếu bạn tốt nghiệp đại học ở Nhật nhưng chưa có việc ngay, route thông thường không phải J-Find. J-Find dành cho người tốt nghiệp từ các đại học top ở nước ngoài. Với người tốt nghiệp từ đại học ở Nhật và đã ở sẵn trong nước, hướng phù hợp hơn thường là tư cách Designated Activities để tiếp tục tìm việc, hoặc một dạng tư cách cầu nối sau tốt nghiệp khác tùy tình huống.
Có một ghi chú rất thực tế ở đoạn chuyển từ du học sang ESI: văn phòng hỗ trợ sinh viên quốc tế của trường gần như lúc nào cũng có người đã thấy hàng trăm ca như vậy rồi. Mình sẽ tận dụng họ. Họ thường biết rất rõ kiểu văn phòng xuất nhập cảnh địa phương đang soi kỹ chỗ nào và có thể bắt lỗi giấy tờ trước khi bạn nộp.
Chi phí
Lệ phí xin visa thay đổi theo lãnh sự quán và quốc tịch. Để có mốc tham khảo, visa một lần nhập cảnh thường vào khoảng ¥3,000 và visa nhiều lần nhập cảnh khoảng ¥6,000, dù ở một số nước lãnh sự quán sẽ thu bằng nội tệ với mức quy đổi khác.
Bản thân COE thì không có lệ phí. Đó là phần hồ sơ công ty đứng tên nộp và tự xử lý quy trình.
Sau khi bạn nhập cảnh
Khi bạn vào Nhật bằng visa mới, nhân viên xuất nhập cảnh sẽ cấp Residence Card (在留カード) ngay tại sân bay lớn có chức năng cấp thẻ cư trú tại chỗ. Nếu bạn nhập cảnh qua cửa khẩu khác, thường thẻ sẽ được cấp sau khi bạn đăng ký địa chỉ ở Nhật rồi gửi qua bưu điện. Dù theo cách nào thì đây cũng sẽ là giấy tờ ID quan trọng nhất của bạn ở Nhật và là bằng chứng cho quyền đi làm của bạn. Trong vòng 14 ngày kể từ khi ổn định chỗ ở, bạn phải đi đăng ký địa chỉ đó tại tòa thị chính hoặc ủy ban địa phương.
Tư cách ESI ban đầu thường được cấp 1 năm, 3 năm, và đôi khi là 5 năm, tùy hồ sơ. Khi quan hệ lao động, nội dung công việc, và tình trạng tuân thủ của công ty vẫn ổn định thì gia hạn thường không quá rắc rối, nhưng nó vẫn là một lần xét duyệt nhập cư chính thức chứ không phải tự động kéo dài.
Nếu bạn muốn đưa vợ/chồng hoặc con sang Nhật cùng, họ sẽ xin visa dependent dạng family stay (家族滞在) gắn với tư cách lao động của bạn. Xem Hướng dẫn visa dependent khi đưa gia đình sang Nhật để nắm điều kiện, bộ giấy tờ, và quyền làm việc của người phụ thuộc.
Nếu người thân vẫn sống ở nước ngoài và phụ thuộc tài chính vào bạn, luật thuế của Nhật có thể cho phép bạn khai giảm trừ cho họ. Xem Cách khai người phụ thuộc ở nước ngoài trong tờ khai thuế tại Nhật. Quy định phần này đã đổi từ năm 2023, và bộ giấy tờ thực tế chặt hơn khá nhiều so với cách nhiều team HR giải thích.
Nguồn chính: trang của ISA về Engineer / Specialist in Humanities / International Services, ghi chú của ISA về làm rõ phạm vi tư cách lưu trú này, tài liệu của ISA về nhân sự IT nước ngoài và lộ trình qua chứng chỉ IT được công nhận, hướng dẫn của ISA cho hồ sơ chuyển từ du học sang đi làm với người bắt đầu làm việc năm 2026, ISA về thủ tục đổi tư cách lưu trú, ISA về special period khi hồ sơ vẫn đang chờ kết quả, ISA về tìm việc sau tốt nghiệp tại Nhật, trang chính thức của ISA cho J-Find, MOFA về thủ tục visa và lệ phí visa, cùng hướng dẫn của ISA về cấp thẻ cư trú.
Keep Reading
